CRM DokumentenverwaltungDokumentenmanagement

Dokumentenverwaltung

Die Suche nach den richtigen Informationen kann einen Mitarbeiter bis zu 30 Prozent seiner Arbeitszeit kosten. Übersichtliche Strukturen können deshalb die Effizienz eines Unternehmens enorm steigern. Um den unnötigen Aufwand zu reduzieren, setzt proconact auf ein intelligentes Dokumentenmanagement.

Dokumente werden bei proconact zentral verwaltet, so dass jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf alle Informationen hat.
Darüber hinaus können alle Dokumente auch schnell bearbeitet werden. Egal, ob sie eine PDF-Datei benötigen oder einen E-Mail-Anhang zippen wollen: ein Klick genügt.
Dabei sind Ihrer Arbeit keine Grenzen gesetzt. Unabhängig davon, ob Sie ein Dokument direkt scannen oder ob Sie per drag & drop ein Dokument einer Aktivität hinzufügen - proconact kann bei jeder Aktivität beliebig viele Dokumente zuordnen.

Sicherheit ist ebenfalls ein wichtiges Thema. Die Berechtigungssteuerung und die integrierte Konfliktprüfung von proconact sorgen dafür, dass keine unerlaubten Zugriffe erfolgen können und Datenverlust durch unvorsichtige Handhabung vorgebeugt wird.

Dokumentenvorlagen

Das oberste Ziel von proconact ist es, Ihren Büroalltag zu erleichtern. Alle Aufgaben sollen mit wenigen Klicks erledigt sein. Deshalb haben wir uns auch Gedanken über eine kluge Integration von Microsoft Office und Open Office Anwendungen gemacht.

proconact unterstützt Sie in Ihrem Büroalltag mit Dokumentenvorlagen und vordefinierten Textmarken (Platzhaltern), welche in allen Microsoft Office und Open Office Dokumenten automatisch durch proconact Daten ersetzt werden.

Die Anbindung von Microsoft Office und Open Office erlaubt Ihnen das Entwerfen von Vorlagen für Signaturen, E-Mails, Geschäftsbriefe, Verträge, Faxe und vieles weitere mehr. Selbstverständlich unterstützt proconact Serienbriefe und -mails und ist mehrsprachig.

Dokumentversionen

Die Erweiterung der Dokumentenverwaltung durch eine Versionsverwaltung unterstützt Sie bei der Erstellung von neuen Versionen oder Revisionen bestehender Dokumente und hilft Ihnen durch ein automatisches Archivierungssystem den Überblick zu behalten.

In Kombination mit der Workflow-Funktion kann proconact sogar bei der Revisionierung gelenkter Dokumente von der Delegation über die Überarbeitung bis hin zur Freigabe durch Unterschriften von einzelnen oder mehrerer Personen helfen.

Die Versionsverwaltung von proconact hilft Ihnen, die Vorgaben von Zertifizierungen spielend zu erfüllen.